Grüne Woche -messut käynnistyvät kohta - välähdyksiä matkan varrelta

Berliinissä Saksassa käynnistyy perjantaina 20.1.2017 maailman suurimmat maatalous-, ruoka- ja puutarha-alan messut, jotka järjestetään nyt 82. kerran. Suomi osallistuu messuille maa- ja metsätalousministeriön päävastuulla olevalla upealla maapaviljongilla.

Suomi on osallistunut Grüne Woche -messuille aiemmin 2008, lisäksi Suomella oli pieni osasto vuonna 2016. Tämän vuoden Suomen maapaviljongin syntysanat lausui ministeri Kimmo Tiilikainen vieraillessaan viime vuonna osastollamme todeten, että Suomen juhliessa 100 itsenäisyyden vuottaan tulee Suomen näkyä isosti myös vuoden 2017 Grüne Wochella.

Kuva: MMM:n kuva-arkisto

Vuoden 2016 messujen paluurahti ei tainnut olla edes saapunut Suomeen, kun ensimmäisiä viestejä seuraavan vuoden osastosta alettiin lähettää eri toimijoiden välillä. Helmikuussa pidetyssä palaverissa käytiin läpi kokemuksia juuri loppuneilta messuilta, ja hahmotettiin eri toimijoiden kiinnostusta lähteä rakentamaan uutta osastoa tälle vuodelle. Keskeistä oli yhteisymmärrys siitä, että osaston kokoon juoksemiseen tarvitaan todellakin aikaa ja eri osapuolten resursseja.

Rattaat alkoivatkin pyöriä vinhaa vauhtia, ja huhtikuussa olimme saaneet osaston toteuttamiseen ja rahoittajiksi yhteistyökumppaneiksi VisitFinlandin, Maa- ja metsätaloustuottajien Keskusliiton ja FinPron FoodFromFinland -ohjelman. Huhtikuussa pääsimme konkreettisesti myös eteenpäin saadessamme kumppaneiksemme messuosaston koordinoinnista ja yritysten rekrytoinnista vastaavan FennoPromo Oy:n ja messurakenteiden suunnittelusta vastaavan MesseForumin. Jo silloin meille oli selvää, että haluamme osastolla myös tarjota ihania suomalaisia herkkuja, ja teimme kokkiyhteistyöstä sopimuksen Suomen ruokalähettilään Kim Palhusin / Tarinapata Oy kanssa.

Alun perin suunnittelimme 150 neliön osastoa, mutta nälkä kasvoi syödessä ja lopulta toukokuussa varasimme 220 neliön osaston. Samaan aikaan meillä oli jo ensimmäiset osaston layoutit edessämme. Toukokuussa julkaisimme ensimmäisiä artikkeleita tulevasta osastosta ja keräsimme kukin tahoillamme yhteystietoja niistä yrityksistä, joille näytteilleasettajakutsun voisi lähettää. Kesäkuun alussa aloitettiin yritysten rekrytointi ja kutsulistalla oli yli 100 yritystä, lisäksi kukin toimija välitti kutsua eteenpäin omissa verkostoissaan.

Juhannukseen mennessä olimme saaneet kokoon yritysten perusjoukon, joka vielä myöhemmin täydentyi muutamalla yrityksellä. Saimme mukaan tiimiimme myös TeamBlue Oy:n, joka lähti suunnittelemaan osastolle toteutettavaa FinnBar -kauppaa ja Lammin Sahdin Pekka Kääriäisen, joka otti alkoholivalmistajien yhteistyön vastuulleen.

GW-ydintiimiläisiä kokoustamassa: Mikael Gröning/TeamBlue, Klaus Hartikainen/MTK, Veli-Pekka Talvela/MMM, Pekka Väisänen/MMM, Kim Palhus/Tarinapata, Eeva-Liisa Lilja/FennoPromo, Jukka-Pekka Inkinen/FennoPromo, Arto Varanki/Messeforum, Pekka Kääriäinen/Lammin Sahti, Esa Wrang/FinPro, Terhi Hook/VisitFinland

Kesälomien jälkeen osaston konkreettinen valmistelutyö tiivistyi ja osaston design-suunnittelijaksi valittiin Sisustusarkkitehdit Fyra Oy. Kesällä aloitimme suunnittelun yhteistyöstä saksalaisen lehdistön ja muun median kanssa ml. syyskuun lopussa toteutunut toimittajavierailu Suomeen.

Syyskuun alkupuolen kokouksessa teimme lopulliset ratkaisut mukaan lähtevistä yrityksistä ja osaston paikkamaksuista. Syyskuussa saimme myös tarjoukset hotellikiintiöistä sekä lehti-ilmoituksesta laajalevikkiseen elintarvikealan Lebensmittel Zeitung -lehteen ja teimme viestintäsuunnitelman. Rahtiasioista vastaavaksi sovittiin CHS.

Välillä kokouksissa hahmoteltiin sijoittumisjärjestystä kunnon vanhanajan fläppitaululle...

Syyskuun lopulla saimme Fyralta ensimmäiset pohja- ja konseptiluonnokset osastosta ja lokakuussa suunnitelmat täsmentyivät havainnekuviksi. 24.-25.10.16 Fennopromo järjesti näytteilleasettajille koulutuksen, jossa käytiin läpi konkreettisia messuihin liittyviä kysymyksiä ja aloimme pohtia yhtenäistä ilmettä (asut ja asusteet ym.) sekä osastolla jaettavia materiaaleja. Osastolle tulevien henkilöiden tietoja alettiin kerätä näytteilleasettajakorttien tilaamista varten. Osaston avajaisten suunnittelu käynnistyi, ja viestit liittyen tarvittaviin astia- ym. määriin vaihtuivat tiuhaan tahtiin.

Marraskuussa FennoPromo järjesti mukaan lähteville yrityksille loistavan markkinointityöpajan, jossa käytiin läpi niitä tavoitteita, miksi Grüne Wochelle lähdetään, ja miten parhaiten onnistutaan tuomaan omaa yritystään tuotteineen esiin valtavan isossa tapahtumassa. Yrityksiltä ja muilta toimijoilta kerättiin tiedot messukatalogia varten. Osastolle sijoitettavaan infopöytään yritimme saada mukaan ruoka-alan järjestöjä siinä kuitenkaan onnistumatta. Teimme myös tiiviisti töitä osastolle tulevien seinäpintojen ja jaettavien materiaalien kuvamateriaalien valinnassa. Osaston mallinnuskuvat saimme kuun lopussa.

Joulukuu olikin sitten tiivistä viimeistelyn aikaa. Osastojen lopulliset kuva- ja tekstivalinnat, mallinnuskuvat, näytteilleasettajille tulevien paitojen ja jaettavien korttien suunnittelu, rahdin suunnittelu ja ohjeistus, osaston esiintyjien sopimukset, messuista kertovien nettisivujen tekstit, jääkaappien, sähkön ja muun tarvittavan infran tilaukset, suomalaisten toimittajien matkan järjestelyt, ilmoitus Lebensmittel Zeitung -lehteen, maistatuksiin ym. liittyvien juridisten kysymysten selvittely, aikataulujen täsmentäminen ja Suomessa järjestettävän mediatilaisuuden suunnittelu värittivät yhteistyötiimimme työpäiviä.

Vuoden vaihduttua ja messujen alun lähestyessä lujaa vauhtia pääosa valmisteluista on takana. Näytteilleasettajakortit on postitettu osastolle tuleville, ja messujen rahti on jo matkalla Saksaa kohti. Tiistaina 10.1. järjestettiin ministeri Tiilikaisen tiedotustilaisuus, jossa esiteltiin Suomen maapaviljongin tavoitteita ja mukaan tulevia yrityksiä.

Koska messutapahtumat eivät ihan sitä ydintehtävääni ole, on kulunut vuosi ollut mielenkiintoinen. Olen oppinut paljon uutta niistä moninaisista asioista, joita messuille tarvitaan, mutta joita messukävijä ei koskaan huomaa - kuten kattotrussien kantavuus tai sähköjohtojen pituus. Olen tutustunut uusiin ihmisiin ja tuotteisiin ja saanut uusia tärkeitä kontakteja. Olen kiitollinen, että messuosastoa on ollut suunnittelemassa ja toteuttamassa todella monipuolinen yhteistyöverkosto, jonka osapuolet täydentävät toinen toisiaan ja joka on todellakin ollut sitoutunut yhteiseen tavoitteiseen saada aikaan mahtava maapaviljonki. Erityiskiitos jo tässä vaiheessa FennoPromon Eeva-Liisalle, jolle mikään asia ei ole ollut mahdoton selvittää ja joka yhdessä Jukka-Pekan kanssa on luotsannut kaikki valmiiksi messuille lähtöön! Kiitos myös Messeforumin Artolle, joka varmistaa, että Berliiniin saapuvia on odottamassa valmiiksi rakennettuna upea Fyran suunnittelema osasto.

Toivotan teidät kaikki tervetulleiksi Berliiniin tutustumaan Suomen maapaviljonkiin nro 106 hallissa 8.2.!! Osastollamme on pe 20.1. avajaisten lisäksi Kim Palhusin keittiönäytöksiä ja maistiaisia, digihaitaristi Netta Slogin ja digikanteleen soittajan Emilia Piipposen esityksiä ja Joulupukki - totta kai!

MMM:n Grüne Woche -sivu: http://www.mmm.fi/igw

Mediaosumia tiedotustilaisuudesta 10.1.17:

Maaseudun Tulevaisuus, Aamulehti, Karjalainen, Viisi Tähteä, 
Biotalous -blogissa Puukarin Pysäkin ja messujen esittelyä.

Teksti: Kirsi Viljanen

Kuvat: Kirsi Viljanen (ellei toisin mainita)

ps. tämä kirjoitus kuvaa prosessinomaisesti, miten messuvalmistelut etenivät verkostossamme -  se ei ole siis kuvaus vain siitä, mitä minä tai me muut täällä MMM:ssä teimme, vaan mitä verkostomme sai aikaan!